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Coordonnateur·rice événements et locations

Coordonnateur·rice événements et locations

Sous l’autorité du responsable logistique – locations et événements accueillis, la personne titulaire du poste veille à la bonne planification des festivals et événements sur les places publiques du Quartier des spectacles et chapeaute la location des salles du pavillon de l’esplanade Tranquille. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des départements de l’organisation ainsi qu’avec la Division Festivals et Événements de la Ville de Montréal. Le.la titulaire du poste a pour mandats d’offrir un service-conseil en gestion d’événement ; d’effectuer des tâches administratives et de supervision des opérations terrain. La personne les locations de salles et les événements accueillis sur l’esplanade Tranquille, le Parterre et la place de la paix. Elle assure le lien entre les producteurs d’événements et les différents départements du Partenariat du Quartier des spectacles. Elle supervise la logistique terrain lors des différents événements et veille à la sécurité des espaces et des équipements du Quartier des spectacles.

 

  • Planifie et coordonne les rencontres préparatoires des activités sous sa responsabilité avec les producteurs, les promoteurs et les locataires

  • Participe à l’analyse des propositions et rédige les recommandations appropriées

  • Conseille et accompagne les promoteurs et les équipes internes quant aux politiques, règlementations et bonnes pratiques pour la tenue d’événements de moyen et grande envergure sur le domaine public

  • Accompagne le promoteur et locataires dans l’utilisation des services et équipements mis à leur disposition par le Partenariat et la Ville de Montréal

  • Recommande et participe à l’amélioration continue de la documentation et des processus internes/externes en lien avec la tenue d’événements

  • Participe et coordonne des comités de travail et de concertation en lien avec l’occupation du domaine public et la gestion d’événement

  • Coordonne l’ensemble des processus de réservation et de locations des salles du Pavillon

  • Coordonne les différents services internes et externes en lien avec la gestion des salles, des équipements et des services techniques, de la réservation à la facturation

  • Rédige les communications internes et externes liées à la logistique des événements sous sa gouverne

  • Rédige des rapports et bilans concernant chacun des événements sous sa responsabilité et élabore des recommandations

  • Supervise et soutient le-s agent-s logistique-s en poste pour les événements dont elle a la charge

  • S’assure du bon état et du positionnement des équipements destinés aux événements

  • S’assure du respect des politiques, procédures et règlements, ainsi que de la validité du plan de site et des opérations tel qu’entendu avec les autorités municipales

 

CE QUE NOUS RECHERCHONS

  • Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en gestion d’événements et/ou en gestion de site, de salle et/ou de lieu de diffusion

  • 1-2 années d’expérience en gestion de location de salle (atout)

  • Avoir de bonnes connaissances en gestion de projets

  • Posséder une bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser même dans l’urgence et sous la pression

  • Avoir un sens de la diplomatie et être orienté vers le service à la clientèle

  • Expérience en gestion d’employés

  • Aimer le travail d’équipe

  • Avoir de la rigueur et une grande capacité d’analyse

  • Habileté dans la résolution de problèmes, créatif dans la recherche de solution

  • Excellente maîtrise du français parlé/écrit, et bonne capacité à parler anglais afin de pouvoir communiquer avec certains promoteurs anglophones

  • Bonne maîtrise des logiciels d’Office 365

 

CE QUE NOUS OFFRONS

  • Poste permanent

  • Horaire de travail principalement de jour en semaine, mais peut être appelé à assurer une présence le soir et les fins de semaine selon les événements

  • Salaire selon l’échelle salariale

  • Assurance collective payée à 70% par l’employeur (vie, invalidité, santé, dentaire)

  • REER collectif avec participation de l’employeur équivalente à 4% du salaire

  • PAE

  • Télémédecine

  • Formation continue

  • 3 semaines de vacances annuelles

  • 12 jours fériés et 5 jours congés personnels/maladie

  • Remboursement cellulaire

  • Activités mensuelles pour les employés organisés par le comité social

  • Environnement de travail stimulant et en plein cœur culturel montréalais

  • Un Club social super motivé !

  • Lieu de travail accessible en transport en commun (station Place des Arts) et mobilité active

DATE D’EMBAUCHE

Dès que possible.

Nous vous invitons à faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation en format .pdf à rh@quartierdesspectacles.com en précisant coordonnateur logistique dans l’objet du courriel.

Nous remercions à l’avance tous les candidat.e.s de leur intérêt pour le poste. Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue. 

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