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Adjoint·e à l'administration et au développement

Adjoint·e à l'administration et au développement

FILIGRANE ARCHIVES offre des services de traitement des archives historiques et de gestion des documents administratifs dans différents secteurs d’activités, principalement dans les milieux artistiques et culturels.

Travaillant en étroite collaboration avec la directrice générale, l’adjoint·e à l’administration et au développement soutient les activités de la compagnie, dont la coordination de projets, les communications, la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.

Les principales tâches et responsabilités sont :

  • Gérer les plans de travail, les échéanciers, les horaires et le calendrier général;
  • Assurer la prise de rendez-vous;
  • Assurer le suivi avec les client·e·s, les fournisseurs et les collaborateur·trice·s;
  • Gérer les communications sur les réseaux sociaux et sur le site Web;
  • Élaborer et mettre à jour les différents bottins (fournisseurs, collaborateur·trice·s, etc.).
  • Apporter tout le soutien nécessaire aux activités des archivistes, des stagiaires ou des technicien·ne·s en documentation;
  • Faire de la veille informationnelle dans le domaine de l’archivistique;
  • Rechercher des sources de financement et de partenariats;
  • Assister certaines tâches comptables (tenue de livre, soumissions, facturation)
  • Gérer l’acquisition des équipements et des fournitures de bureau.
  • Préparer les contrats de service ainsi que tout autre type de contrat nécessaire au bon déroulement des projets;
  • Superviser l’accueil de toutes nouvelles ressources humaines;
  • Assurer le processus d’embauche : affichage; réception des CV; convocation des candidats en entrevue et participation aux entrevues, lorsque nécessaire.

Profil recherché :

  • Compétences en administration, en gestion des organismes culturels, en coordination ou expériences pertinentes;
  • Maîtrise de la suite bureautique Office;
  • Bonne connaissance du Google Workspace et autres outils collaboratifs;
  • Familiarité avec l’environnement Mac;
  • Bonne connaissance des réseaux sociaux;
  • Bonnes capacités de rédaction et de communications;
  • Autonomie, rigueur, minutie et polyvalence;
  • Capacité à gérer plusieurs projets de front;
  • Sens de l’organisation et de la planification;
  • Esprit d’initiative et créativité;
  • Éthique de travail;
  • Connaissance du milieu culturel, un atout;
  • Connaissance des milieux documentaires et des archives, un atout.

Conditions

  • 21h/semaine;
  • Horaire flexible;
  • Télétravail et présence occasionnelle au bureau, situé sur le Plateau Mont-Royal, Montréal;
  • Déplacements occasionnels chez les clients;
  • 24$/heure.

Merci de faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de présentation à vlessard@filigranearchives.com au plus tard le 24 août 2022.

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