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Coordonnateur·rice à l'administration et aux opérations

Coordonnateur·rice à l'administration et aux opérations

DESCRIPTION DE TÂCHES

COORDONNATEUR(TRICE) A L’ADMINISTRATION ET AUX OPÉRATIONS

DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR

Le Grand Costumier (LGC) est un OBNL d’économie sociale qui a pour mission de préserver la collection de costumes reçue de Radio-Canada, de la bonifier et d’assurer son accessibilité aux créateurs de la production médiatique et des arts vivants à travers le Canada. Il veille à valoriser le riche patrimoine textile et vivant que représente sa collection en assurant sa préservation ainsi que le transfert du savoir-faire des métiers du costume.

En opération depuis 4 ans, LGC est une jeune entreprise culturelle en pleine croissance. Collaborant à plus de 350 productions par année, et se démarquant par une offre unique de services personnalisés et à distance, LGC rayonne déjà largement sur les marchés hors Québec. Nous recherchons une personne proactive et dynamique, possédant un intérêt pour le milieu de la production, afin de contribuer activement à l’évolution et au succès de l’entreprise.

RESPONSABILITÉS

Encadrée par la directrice générale, le(la) coordonnateur(trice) a l’administration et aux opérations aura comme principales responsabilités :

Administration

  • Effectuer du travail général de bureau : commande de matériel, gestion du courrier, gestion des fournisseurs, planification des réunions d’équipe et rédaction des verbatims ;
  • Assurer un appui à la comptabilité : petite caisse, dépôts et comptes à recevoir ;
  • Fournir un appui administratif à la direction générale : demandes de financement, recrutement, production de documents administratifs, organisation d’événements ;
  • Créer et maintenir à jour les outils administratifs ;
  • Voir à la bonne utilisation de la base de données, et des mises à jour avec le fournisseur ;
  • Assurer toutes autres tâches venant en appui à l’équipe ;

Opérations

  • Répartir et coordonner le travail de l’équipe : distribution des mandats, gestion des priorités, de la charge de travail et des échéanciers ;
  • Définir avec l’équipe les processus internes, assurer leur mise à jour et leur application
  • Coordonner les horaires de travail et les feuilles de temps de l’équipe ;
  • Établir et gérer l’échéancier des locations majeures, incluant le processus d’expédition ;
  • Assurer l’efficacité du travail entre les différentes fonctions de l’organisation : service à la clientèle, entrepôt, atelier, communications, en contribuant à l’établissement d’un climat de travail basé sur le respect et la collaboration ;
  • Assurer l’accueil des clients et collaborateurs, en développant des liens positifs avec eux ;
  • Coordonner le processus client : accueil et accompagnement, listes de location, retour, facturation et suivi après-vente ;
  • Assurer la coordination des formations (inscriptions, lien avec les formateurs) et des visites guidées (inscriptions, horaire des bénévoles) ;
  • Assurer la coordination de ressources surnuméraires.

NOUS RECHERCHONS

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en technique administrative ou autre formation jugée pertinente ;
  • Posséder au moins un (1) an d’expérience en coordination, administration ou expérience pertinente ;
  • Posséder de l’expérience en service à la clientèle ;
  • Excellent niveau de français et d’anglais pour communiquer (à l’oral et à l’écrit) avec la clientèle francophone et anglophone par tout le Canada ;
  • Maitriser la suite Office ;
  • Connaître le milieu de la production médiatique ou des arts vivants, un atout ;
  • Grande capacité d’organisation et à faire du multitâches ;
  • Personne dynamique, possédant entregent et diplomatie ;
  • Engagement envers la mission du Grand Costumier.

NOUS OFFRONS

  • Temps plein (35h/semaine)
  • Horaire : 9h à 17h. Présence requise le soir ou les weekends à l’occasion.
  • Lieu de travail : Montréal
  • Autres avantages : remboursement à 50% d’une assurance individuelle, banque de congés personnels, 2 semaines de vacances, 1 semaine de congé payé durant le temps des fêtes, budget pour activités culturelles.
  • Date d’entrée en poste : dès que possible
  • Rémunération : selon expérience

Faites parvenir votre candidature à info@grandcostumier.com (courte lettre de présentation et CV), avant le jeudi 27 février 2020, 17 h.

Seulement les profils retenus seront contactés.

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